ระบบสารสนเทศเพื่อการบัญชี

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
ระบบสารสนเทศด้านการบัญชีจะมีส่วนประกอบหลัก 2 ส่วน คือ
1. ระบบบัญชีการเงิน (Financial Accounting System) บัญชีการเงินเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นใน รูป ตัวเงิน จัดหมวด หมู่รายการต่างๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแส เงินสด โดยมี วัตถุ ประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก่ผู้ใช้และผู้ที่สนใจข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และ เจ้าหนี้ นอกจากนี้ยัง จัดเตรียมสารสนเทศในการตัดสินใจของผู้บริหาร ซึ่งนักบัญชีสามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาใช้ในการประมวลข้อมูล โดยจด บันทึกลงในสื่อต่างๆ เช่น เทป หรือจานแม่เหล็ก เพื่อรอเวลาสำหรับทำการประมวล และแสดงผลข้อมูลตามต้องการ
2. ระบบบัญชีบริหาร (Managerial Accounting System) บัญชีบริหารเป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการ ตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ โดยมีลักษณะสำคัญคือ
- ให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศทางการบัญชีแก่ผู้ใช้ภายในองค์การ
- ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในอนาคตของธุรกิจ
- ไม่ต้องจัดทำสารสนเทศตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป
- มีข้อมูลทั้งที่เป็นตัวเงินและไม่เป็นตัวเงิน
- มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะให้ความสำคัญกับการรวบ รวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
ผู้ใช้ประโยชน์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชี แบ่งได้ 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ

1. บุคคลภายในองค์กร ได้แก่ ผู้บริหารในระดับต่างๆ

2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่น ผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น

ระบบสารสนเทศทางการบัญชีที่เป็นประโยชน์ ได้แก่

– งบกำไรขาดทุน

– งบดุล

– งบกระแสเงินสด

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ ( Goals and Objectives )

2.ข้อมูลเข้า ( Inputs )

• ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ

• ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน

3.ตัวประมวลผล ( Processor ) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

• การคำนวณ การเรียงลำดับ

• การคิดร้อยละ

• การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ

4.ข้อมูลออกหรือผลลัพธ์ ( Output ) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้

5.การป้อนกลับ ( Feedback)

6.การเก็บรักษาข้อมูล ( Data Storage )

7.คำสั่งและขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Instructions and Procedures )

8.ผู้ใช้ ( Users)

9.การควบคุมและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ( Control and Security Measures )

วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี มี 3 ประการ คือ

1.เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวัน

2.เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร

3.เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมาย

หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี

1.การรวบรวมข้อมูล ( Data Collection )

2.การประมวลผลข้อมูล ( Data Processing )

3.การจัดการข้อมูล ( Data Management )

4.การควบคุมข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ( Data Control and Data Security )

5.การจัดทำสารสนเทศ ( Information Generation )

ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชี

1. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการปฏิบัติงานประจำวันแก่ผู้บริหารระดับล่างและพนักงาน เพื่อใช้ในการประสานงาน ประเมินผลการปฏิบัติงาน ควบคุมและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในหน้าที่งานหรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ เช่น รายงานการขาย รายงานสินค้าคงเหลือ รายงานเงินสดรับ-จ่ายประจำวัน
2. ให้ข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจ วางแผน และควบคุมการดำเนินงานทั้งระยะสั้น และระยะยาวแก่ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูงเพื่อนำไปใช้ประกอบกับ ข้อมูลที่ไม่เป็นตัวเลขทางการเงิน บริหารงานด้านการตลาด การผลิต หรือทรัพยากรบุคคล เช่น กำลังซื้อของผู้บริโภค วิเคราะห์แนวโน้มการเพิ่มขึ้นหรือลดของยอดขายสินค้า

3. ให้ข้อมูลขั้นพื้นฐานตามกฎหมายกำหนดแก่ผู้ใช้ภายนอก ประกอบด้วยตัวเลขในงบกำไรขาดทุน และงบดุล หรือถ้าเป็นบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย กิจการต้องจัดทำงบกระแสเงินสดเพิ่มเติมให้ผู้ใช้ภายนอกด้วย

เทคโนโลยีทางการบัญชี

1.โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมโดยมีการบันทึกข้อมูล รายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดแยกประเภท การรายงานสรุปผลในงบการเงินต่างๆผลลัพธ์ของโปรแกรมอาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร หรือรายงานต่างๆมีคุณสมบัติ ดังนี้

1.มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน

2.มีโปรแกรมอรรถประโยชน์ด้านการกำหนดขนาดแฟ้มข้อมูล

3.ความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติการที่มีขีดความสามารถในการทำงานสูง

4.มีความสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่าย แม่ข่าย

5.เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง

6.มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ

7.มีการสร้างแฟ้มหลักรวมทั้งการปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มหลัก

8.มีระบบการรับเข้าข้อมูลและตรวจทานการรับเข้าข้อมูล

9.การป้อนข้อมูลทางหน้าจออยู่ในลักษณะของการรับข้อมูลไดมากกว่าหนึ่งรายการ

10.มีระบบป้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด

11.มีความยืดหยุ่นของการปิดงวดบัญชี

12.มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน

13.การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบสร้างความคล่องตัวให้กับผู้ใช้ข้อมูล

2.การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต คือ รายงานทางการเงินที่นำเสนอต่อผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ตเป็นวิถีทางหนึ่งที่สามารถเชื่อมโยงงบการ เงินได้กว้างไกลทั่วโลกอย่างไร้พรมแดน

3.โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์กร คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่างๆที่เกี่ยวข้องโดยมี การใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงข้อมูลเดียวและมีการนำเข้าข้อมูลเพียง ครั้งเดียวผู้ใช้ในหน่วยงานต่างๆ

ความสามารถของโปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การยุคปัจจุบัน นอกจากการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การด้วยฐานข้อมูลเดียวกัน ขยายขอบเขตไปถึงการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศระหว่างองค์การเข้าด้วยกันหรืออีก นัยหนึ่งคือ การเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายในองค์การเข้ากับการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศภายใน องค์การคู่ค้า